Datenschutzerklärung
So gehen wir mit Ihren Daten um, wenn Sie OffertPilot nutzen.
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit OffertPilot ist Maximilian Janout, Buchhorn 47, 9320 Frasnacht (Arbon), Schweiz. Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an mj@offert-pilot.com.
2. Welche Daten wir verarbeiten
- Kontodaten: Name, Firma, E-Mail-Adresse, Anmeldedaten.
- Inhaltsdaten: Sprachaufnahmen, Transkripte, eingegebene oder importierte Texte (z. B. aus E-Mail/Chat), erstellte Offerten und Rechnungen samt Kundenangaben.
- Stammdaten: Vorlagen, Leistungskatalog, Firmen-/Zahlungsangaben.
- Nutzungsdaten: technische Protokolle, Verbrauchszähler (z. B. Anzahl Generierungen), Zeitstempel.
2a. Optionale Postfach-Anbindung (Offerten-Autopilot)
Verbinden Sie Ihr Outlook-Postfach aktiv mit OffertPilot, verarbeiten wir eingehende E-Mails Ihres Posteingangs automatisiert: Eine KI prüft, ob es sich um eine Offerten-Anfrage handelt; nur in diesem Fall wird aus dem E-Mail-Text eine Offerte erstellt und — je nach der von Ihnen gewählten Einstellung — als Antwort-Entwurf in Ihrem Postfach abgelegt oder automatisch in Ihrem Namen versendet (z. B. nur ausserhalb Ihrer Öffnungszeiten). Sie bestimmen den Modus selbst und werden über jede automatische Antwort benachrichtigt. Die Verbindung nutzt Microsofts offizielle Schnittstelle (OAuth); Zugriffs-Token speichern wir ausschliesslich verschlüsselt. Sie können die Verbindung jederzeit in den Einstellungen pausieren oder trennen — damit endet die Verarbeitung sofort. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten diese Daten, um den Dienst bereitzustellen (Transkription, Offertenerstellung, Versand, Verwaltung), zur Abrechnung, zur Sicherstellung des Betriebs sowie zur Erfüllung rechtlicher Pflichten. Rechtsgrundlagen sind die Vertragserfüllung, Ihre Einwilligung (soweit erforderlich) sowie unsere berechtigten Interessen am sicheren, funktionierenden Betrieb.
4. Eingesetzte Dienstleister (Auftragsverarbeiter)
Zur Erbringung des Dienstes setzen wir sorgfältig ausgewählte Anbieter ein, die in unserem Auftrag Daten verarbeiten:
| Anbieter | Zweck | Region |
|---|---|---|
| Supabase | Hosting der Datenbank, Dateispeicher und Anmeldung | EU |
| Vercel | Betrieb und Auslieferung der Webanwendung | EU / USA |
| Deepgram | Transkription der Sprachaufnahmen | USA |
| Anthropic (Claude) | KI-Auswertung von Text/Transkript zur Offertenerstellung | USA |
| Resend | Versand von E-Mails (z. B. Offerten, Benachrichtigungen) | USA |
| Microsoft (Graph API) | Optionale Postfach-Anbindung („Offerten-Autopilot“): Lesen eingehender Anfragen und Anlegen von Antwort-Entwürfen in Ihrem Outlook | EU / USA |
5. Übermittlung in Drittländer
Einzelne Anbieter verarbeiten Daten in den USA. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln). Sprachaufnahmen und Texte werden zur Transkription bzw. KI-Auswertung an Deepgram und Anthropic übermittelt.
6. Speicherdauer und Löschung
Sprachaufnahmen werden nach Ablauf der eingestellten Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht. Erstellte Offerten, Rechnungen und Stammdaten bleiben gespeichert, bis Sie sie löschen oder Ihr Konto auflösen. Bei Kontolöschung werden Ihre Daten entfernt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
7. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht, eine Einwilligung zu widerrufen und sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In den Einstellungen können Sie Ihre Daten als Export herunterladen und Ihr Konto löschen.